গুলশান, বনানী ও মতিঝিলে অফিস শিফটিং

গুলশান, বনানী ও মতিঝিলের অফিসগুলো প্রায়ই কড়া শিফটিং-সময়ের ব্যস্ত টাওয়ারে থাকে। সবচেয়ে ভালো অফিস শিফটিং হয় অফিস সময়ের পরে বা সাপ্তাহিক ছুটিতে।

বিল্ডিংয়ের অনুমতি

দুই টাওয়ারের কাছ থেকে লিফট বুকিং ও শিফটিংয়ের সময় জেনে নিন। কোথাও শুধু অফিস সময়ের পরে বা শুক্রবারে শিফটিংয়ের অনুমতি থাকে।

টিম অনুযায়ী লেবেল

প্রতিটি ডেস্ক, কেবিনেট ও বাক্সে টিম ও তলা অনুযায়ী লেবেল দিন, যাতে প্রথম সকালেই নতুন অফিস কাজের জন্য প্রস্তুত থাকে।

আইটি ও সার্ভার

আপনার আইটি কর্মীর সঙ্গে আইটি বন্ধ ও আবার সংযোগের পরিকল্পনা করুন। সার্ভার ও নেটওয়ার্ক যন্ত্রপাতি যত্ন নিয়ে প্যাক করে সরানো হয়।

একজন সমন্বয়কারী

আপনার পক্ষ থেকে একজনকে ঠিক করুন। পুরো শিফটিংয়ে আমাদের সুপারভাইজার তাঁর সঙ্গে কাজ করবেন।

কোটেশন নিন

ফ্রি সার্ভে বুক করুন: আমরা দুই বিল্ডিং দেখে লিখিত কোটেশন দিই। আমাদের গুলশান পেজ দেখুন অথবা পূর্ণ অফিস শিফটিং গাইড পড়ুন। কল করুন ০৯৬৯৭-৩৩৩০৩০।

ব্যবসার কাজগুলো ঘিরে পরিকল্পনা করুন

গুলশান, বনানী বা মতিঝিলে অফিস স্থানান্তর মানে শুধু এক বাণিজ্যিক ঠিকানা থেকে আরেকটিতে ডেস্ক সরানো নয়। কোন কাজগুলো আগে চালু হতে হবে, চিহ্নিত করুন: রিসেপশন, পেমেন্ট প্রসেসিং, কাস্টমার সাপোর্ট, ইন্টারনেট সংযোগ বা বিশেষ কোনো কাজের জায়গা। ধারাবাহিকতা পরিচালনার জন্য প্রতিষ্ঠানের একজন সমন্বয়কারীকে ক্ষমতা দিন। "শূন্য ডাউনটাইম"-এর প্রতিশ্রুতির চেয়ে নিয়ন্ত্রিত হস্তান্তরের পরিকল্পনা বেশি কাজের। কোন সিস্টেম বন্ধ থাকবে এবং কোন অস্থায়ী ব্যবস্থা আসলে অনুমোদিত হয়েছে, কর্মীদের জানিয়ে রাখুন।

বাণিজ্যিক ভবনের যাতায়াত নিশ্চিত করুন

দুই ফ্যাসিলিটি টিমের কাছে সার্ভিস প্রবেশপথ, লোডিংয়ের জায়গা, নিরাপত্তা রেজিস্ট্রেশন ও মালামাল লিফটের প্রাপ্যতা জেনে নিন। গাড়ির তথ্য, ঠিকাদারের পরিচয়পত্র বা সাধারণ জায়গার পরিদর্শন লাগবে কি না, যোগ করুন। নিয়ম ভবনভেদে আলাদা, তাই বাড়ির কাছ থেকে বর্তমান নির্দেশনা নিন। পরিকল্পিত প্রবেশপথ বন্ধ হয়ে গেলে কে পরিবর্তন অনুমোদন করতে পারবেন, ঠিক করুন। সফল লোডিং মানেই যেকোনো সময় আনলোড করা যাবে — এমন না ধরে, গন্তব্যের যাতায়াতের সময়সীমা সময়সূচিতে স্পষ্ট রাখুন।

যন্ত্রপাতি ও রেকর্ডের হেফাজত আলাদা পরিকল্পনা করুন

আইটি কর্মীদের উচিত সংবেদনশীল যন্ত্র, ব্যাকআপ এবং নিয়ন্ত্রিতভাবে বন্ধ করতে হয় এমন যন্ত্রপাতি চিহ্নিত করা। তারের ব্যাগ, মনিটর ও ডকিং স্টেশনে গন্তব্য ডেস্ক অনুযায়ী লেবেল দিন। কার্টনের বাইরে কখনো পাসওয়ার্ড ও অ্যাক্সেস টোকেন রাখবেন না। প্রতিষ্ঠানের রেকর্ডের জন্য একজন অনুমোদিত দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি এবং সিল করা কন্টেইনারের স্পষ্ট গণনা দরকার। লিজের যন্ত্রপাতি ও বিশেষ ইনস্টলেশন নিয়ে সংশ্লিষ্ট সরবরাহকারীকে জিজ্ঞেস করুন। গোপনীয় জিনিস লোড করার সময় শিফটিং টিম আপনার ডেটা-নীতি নিজে থেকে বুঝে নেবে — এমন আশা করা উচিত নয়।

ফ্লোর প্ল্যানকে কাজের দলিল হিসেবে ব্যবহার করুন

একটি সহজ গন্তব্য-নকশায় টিমের জায়গা, স্টোরেজ, নেটওয়ার্ক পয়েন্ট ও ফার্নিচারের অবস্থান চিহ্নিত করুন। প্রতিটি কার্টন ও বড় জিনিসকে একটি লোকেশন কোড দিন। যে জিনিস ফেলে দেওয়া বা স্টোরেজে যাবে, আলাদা চিহ্নিত করুন যাতে ভুল অফিসে না পৌঁছায়। সম্মত জোড়া লাগানোর কাজের জন্য জায়গা রাখুন এবং জরুরি বের হওয়ার পথ খালি রাখুন। বিভাগগুলো পরস্পরবিরোধী নির্দেশনা দিলে একই ফার্নিচার বারবার না সরিয়ে প্রতিষ্ঠানের সমন্বয়কারীর মাধ্যমে সিদ্ধান্ত নিন।

হস্তান্তর পরীক্ষা করে লিখে রাখুন

আগে জিনিসপত্র মিলিয়ে নিন, তারপর অনুমোদিত আইটি বা টেকনিক্যাল কর্মীদের দিয়ে চালু করার পরীক্ষা করান। অমীমাংসিত বিষয়গুলো দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি ও পরের করণীয়সহ লিখে রাখুন। মুভারের ডেলিভারি সম্পন্ন হওয়া মানে নেটওয়ার্কের সেটিং, বিদ্যুতের ইনস্টলেশন বা সিল করা রেকর্ডের ভেতরের জিনিসের নিশ্চয়তা নয়। কাজের পরিবর্তনগুলো কোটেশনের রেফারেন্সের সঙ্গে রাখুন। ভিত্তিহীন স্বয়ংক্রিয় বাণিজ্যিক দামের বদলে যাচাই করা প্রকল্প পরিকল্পনার জন্য অফিস সার্ভিসের তথ্য ও বিস্তারিত কোটেশন ফর্ম ব্যবহার করুন।

কোটেশন চাওয়ার আগে তথ্য গুছিয়ে নিন

পুরোনো ও নতুন ঠিকানার জন্য আলাদা তথ্য রাখুন। বাড়ি, সড়ক, ব্লক বা সেক্টর, তলার নম্বর, লিফট এবং ট্রাক দাঁড়ানোর জায়গা লিখুন। শুধু এলাকার নাম দিলে প্রবেশপথ বোঝা যায় না। কোনো তথ্য নিশ্চিত না হলে সেটি অনুমান করে না লিখে অনিশ্চিত বলুন। সার্ভের সময় ওই বিষয়টি যাচাই করার অনুরোধ করুন। একজন দায়িত্বশীল যোগাযোগকারী ঠিক করুন, যিনি প্রয়োজনে বিল্ডিং ম্যানেজমেন্টের সঙ্গে কথা বলতে পারবেন।

লিফট আছে কি না এবং আসবাব নেওয়ার উপযোগী কি না—দুটি আলাদা বিষয়। দরজা, ভেতরের জায়গা, করিডরের বাঁক এবং সিঁড়ির ল্যান্ডিং দেখুন। বড় আলমারি বা ফ্রিজের মাপ জানা থাকলে দিন। দরকারি ছবি নিরাপদ জায়গা থেকে তুলুন। ছবি তুলতে গিয়ে উচ্চতায় ওঠা, বৈদ্যুতিক সংযোগ খোলা বা অন্য বাসিন্দার ব্যক্তিগত তথ্য প্রকাশ করবেন না। লিফট ব্যবহার করা না গেলে সিঁড়ির প্রকৃত অবস্থাও জানাতে হবে।

প্যাকিং ও বাড়তি কাজের সীমা ঠিক করুন

কোন জিনিস নিজে প্যাক করবেন এবং কোনটি টিমকে করতে বলবেন, তা আলাদা করুন। ছোট কার্টনে ভারী বই রাখুন, যাতে বড় বাক্স অতিরিক্ত ভারী না হয়। কাচ, আয়না, পাথরের টপ এবং ভঙ্গুর জিনিস চিহ্নিত করুন। পুরোনো ক্ষতি বা নড়বড়ে জোড়া আগে জানালে নিরাপদ পরিকল্পনা করতে সুবিধা হয়। খোলা তাক, ড্রয়ার বা স্ক্রু আলাদা করলে মূল আসবাবের সঙ্গে মিলিয়ে লেবেল দিন।

এসি, গিজার বা ওয়াটার ফিল্টারের সংখ্যা দেওয়া মানেই খোলা, বসানো, গ্যাস, বৈদ্যুতিক বা পানির লাইনের কাজ চাওয়া নয়। কোন কাজ প্রয়োজন, স্পষ্ট করে বলুন। কারিগরি কাজের জন্য উপযুক্ত ব্যক্তির পরামর্শ নিন। কোনো সংযোগ নিরাপদ কি না নিশ্চিত না হলে নিজে খুলবেন না। যন্ত্রের প্রস্তুতি ও পুনরায় চালু করার ক্ষেত্রে প্রস্তুতকারকের নির্দেশনা মানুন; সব মডেলের জন্য একই নিয়ম ধরে নেবেন না।

শিফটিংয়ের দিন দায়িত্ব ভাগ করুন

শিশু, বয়স্ক ব্যক্তি ও পোষা প্রাণীকে মাল ওঠানো-নামানোর সক্রিয় জায়গা থেকে নিরাপদে রাখার ব্যবস্থা করুন। দরজা, সিঁড়ি ও জরুরি বের হওয়ার পথ খালি রাখুন। চাবি, ওষুধ, চার্জার, জরুরি কাপড় এবং মূল্যবান কাগজপত্র নিজের সঙ্গে নিন। জরুরি ব্যাগ মূল কার্টনের মধ্যে রেখে দেবেন না। নতুন বাসায় কে দরজা খুলবেন এবং কোথায় কোন আসবাব যাবে, আগেই ঠিক করুন।

নামানোর সময় আসবাব ও কার্টনের তালিকা মিলিয়ে নিন। চুক্তিতে থাকা জোড়া লাগানো বা বসানোর কাজ পরীক্ষা করুন। কোনো সমস্যা থাকলে রেফারেন্সসহ দায়িত্বশীল ব্যক্তিকে জানান। প্রতিটি শ্রমিককে আলাদা নির্দেশ দিলে বিভ্রান্তি বাড়তে পারে, তাই সুপারভাইজারের মাধ্যমে কথা বলুন। বাড়ির নিয়ম বা মালামালের পরিমাণ বদলালে নতুন কাজ শুরুর আগে পরিকল্পনা পর্যালোচনা করুন।

অনুরোধ, কোটেশন ও নিশ্চিত বুকিং আলাদা

ফর্ম জমা দেওয়া মানেই বুকিং বা সার্ভের সময় নিশ্চিত নয়। আমাদের টিম তথ্য দেখে যোগাযোগ করবে। কোটেশনে কী অন্তর্ভুক্ত, কী বাদ এবং কোন তথ্য যাচাই বাকি—সেগুলো পড়ুন। কোনো অনলাইন অনুমানকে চূড়ান্ত বিল ধরে নেবেন না। কোটেশনের ফর্ম, ফ্রি সার্ভের অনুরোধ এবং যোগাযোগের পেজ ব্যবহার করতে পারেন। টাকা পাঠানোর রিপোর্টও যাচাই না হওয়া পর্যন্ত নিশ্চিত পেমেন্ট নয়। PIN বা OTP কখনো শেয়ার করবেন না।