ঢাকায় অফিসের আইটি যন্ত্রপাতি শিফটিং চেকলিস্ট

অনুমোদিত কর্মীরা নতুন ঠিকানায় নিরাপদে কাজ করতে পারলেই অফিস শিফটিং সম্পূর্ণ হয়। ডেস্ক ও কম্পিউটার পৌঁছানো একটি ধাপ; system, connectivity ও access আবার চালু করে পরীক্ষা করতে হয়। মুভিং কোম্পানি সম্মত physical scope সামলাবে, আর data, credential ও technical approval গ্রাহকের IT team-এর দায়িত্বে থাকবে।

Inventory করার আগে দায়িত্ব ভাগ করুন

একজন office move coordinator এবং একজন IT lead ঠিক করুন। Coordinator layout ও operational change অনুমোদন করবেন। IT lead shutdown, backup, credential, network equipment ও restart test নিয়ন্ত্রণ করবেন। মুভিং supervisor-কে বিভিন্ন department থেকে বিপরীত নির্দেশনা না দিয়ে একজন contact দিন।

প্রতিষ্ঠানের নিজের asset ID দিয়ে list করুন। Desktop, monitor, dock, phone, printer, UPS, network device, rack ও specialist equipment রাখুন। Leased বা vendor-managed asset চিহ্নিত করুন। তালিকায় password, encryption key বা confidential data থাকবে না।

Mover কোন কাজ করবে তা লিখুন

Physical scope লিখুন: screen pack করা, labelled workstation নেওয়া, sealed device carry করা এবং destination desk-এ বসানো। Customer IT staff বা vendor-এর কাজ আলাদা লিখুন: server shutdown, rack device খোলা, storage media নিয়ন্ত্রণ, ISP device disconnect বা specialist system certify করা।

Manufacturer transport rule থাকলে সেটি মানুন। Standard office quotation-এ specialist lifting, data-centre work বা electrical change চুপচাপ অন্তর্ভুক্ত ভাববেন না। দরকার হলে আলাদা assessment নিন।

তথ্য backup ও সুরক্ষিত রাখুন

Shutdown-এর আগে verified backup শেষ করুন এবং authorised team restore করতে পারে কি না দেখুন। Sensitive session logout করুন এবং storage media-এর জন্য প্রতিষ্ঠানের security process অনুসরণ করুন। Access token, master key ও confidential paper authorised custody-তে রাখুন।

Box-এর ওপর password লিখবেন না। Label-এ asset, department ও destination থাকবে, credential নয়। Highly sensitive data থাকা device নিজের staff বহন করবে কি না প্রতিষ্ঠান সিদ্ধান্ত নেবে।

Cable-এর ছবি ও destination label দিন

Unplug করার আগে cable arrangement-এর ছবি তুলুন, যদি reconnect করতে সহায়তা করে। Cable, power supply, adapter ও ছোট accessory device-এর সঙ্গে মিলিয়ে label bag-এ রাখুন। সব cable একটি নামহীন carton-এ ফেলবেন না।

Destination floor plan থেকে department, zone ও desk code তৈরি করুন। Computer, monitor, chair, cable bag ও carton-এ একই code দিন। Color সহায়ক, কিন্তু কম আলো বা color বোঝার সীমাবদ্ধতার জন্য text-ও দরকার।

Building ও loading access নিশ্চিত করুন

Commercial building-এ security list, service-lift booking, after-hours কাজ বা loading-bay approval লাগতে পারে। দুই বিল্ডিংয়ের requirement নিন। পুরোনো অফিস কে খুলবেন, নতুন অফিসে crew কে receive করবেন এবং access card কে নিয়ন্ত্রণ করবেন—নিশ্চিত করুন।

Rack, বড় printer ও equipment-এর সঙ্গে door, lift ও corridor turn-এর মাপ মিলিয়ে নিন। গাড়ি কোথায় দাঁড়াতে পারবে দেখুন। Building অল্প সময় দিলে crew আসার আগেই staging ও loading order ঠিক করুন।

Shutdown-এর ক্রম ঠিক করুন

IT lead internet, firewall, server, switch, phone, printer ও essential workstation-এর dependency লিখবেন। Approved procedure-এ system বন্ধ হবে। কোন group packing-এর জন্য ready—কে নিশ্চিত করেছেন তা record করুন।

Essential network ও business function-এর জন্য আলাদা “first restart” group রাখুন। এটি zero downtime-এর promise নয়। সব carton খোলার আগে critical service চালু করতে authorised team-কে সাহায্য করার ক্রম।

যন্ত্রপাতি শারীরিকভাবে সুরক্ষিত করুন

Screen ও fragile device-এর জন্য clean packing ও rigid support ব্যবহার করুন। Equipment শুকনা রাখুন এবং দিক গুরুত্বপূর্ণ হলে mark দিন। Monitor, printer বা delicate control-এর ওপর weight রাখবেন না। Transport arrangement assessed inventory থেকে হবে, assumed truck size থেকে নয়।

Moving team special handling instruction পাবে, data বা password নয়। Sensitive item-এর জন্য tamper-evident seal বা organisation-controlled container ব্যবহার করা যেতে পারে।

Destination restart checklist তৈরি করুন

Delivery-এর আগে power, internet readiness, rack position, ventilation ও destination label নিশ্চিত করুন। Approved floor plan অনুযায়ী equipment বসান। Customer IT team dependency order-এ reconnect ও test করবে।

Network access, phone, printer, essential application ও selected workstation পরীক্ষা করুন। Fault লিখুন এবং সেটি moving, building utility, ISP না configuration-এর সমস্যা তা চিহ্নিত করুন। Physical handover এবং technical acceptance আলাদা ব্যক্তি sign করতে পারেন।

Exception log রাখুন

Inventory-তে না থাকা item, changed desk, damaged packing বা access delay লিখুন। Changed scope কে অনুমোদন করেছেন তার নাম রাখুন। Extra technical work-এর verbal request-কে undocumented responsibility হতে দেবেন না।

Restart-এর পরে asset list ও parts bag মিলিয়ে নিন। Organisation privacy policy অনুযায়ী condition photo ও handover record রাখুন। Quotation বা booking reference দিয়ে concern জানান।

Office বন্ধ থাকার সময় যোগাযোগ পরিকল্পনা করুন

Office unavailable থাকলে staff, customer ও supplier কীভাবে update পাবেন ঠিক করুন। শুধু approved operational notice প্রকাশ করুন; destination layout, security schedule বা employee personal number প্রকাশ করবেন না। Essential call organisation-এর নিজের system-এ forward করুন এবং access প্রস্তুত না হলে go-or-delay decision নিতে পারবেন এমন manager-এর নাম দিন।

Old network বন্ধ হয়ে গেলে ব্যবহারের জন্য critical contact ও asset summary-এর printed বা offline copy রাখুন। Moving supervisor-এর logistics contact দরকার, internal system access নয়। Communication plan না থাকলে তাড়াহুড়া করে unsafe order-এ equipment reconnect করার চাপ তৈরি হয়।

Physical handover ও technical acceptance আলাদা sign করুন

Moving team agreed item destination-এ দিয়েছে কি না physical list দিয়ে দেখা হবে। IT team power, network ও application test করে technical acceptance দেবে। একটি fault-এর source নিশ্চিত না হলে সেটিকে সঙ্গে সঙ্গে moving damage ধরে নেবেন না; packaging, building power, ISP ও configuration evidence আলাদা করে দেখুন।

Outstanding task-এর owner ও expected next action লিখুন, তবে company approved না করলে fixed response time promise করবেন না। Final record ভবিষ্যৎ office move-এর planning evidence হতে পারে, universal rate বা সব building-এর rule নয়।

Office IT move checklist

• Coordinator ও IT lead নির্ধারিত।
• Asset list ও destination code approved।
• Backup সম্পন্ন এবং restore যাচাই করা।
• Credential ও sensitive record authorised staff-এর কাছে।
• Vendor-managed ও specialist asset আলাদা।
• দুই building-এর gate ও service lift confirmed।
• Cable bag ও device-এ একই destination label।
• Critical restart group চিহ্নিত।
• Destination power, network ও floor plan প্রস্তুত।
• Physical inventory ও technical acceptance মিলিয়ে দেখা।

বড় প্রকল্পের জন্য অফিস রিলোকেশন গাইড পড়ুন। Inventory, access ও preferred date কোটেশনের অনুরোধে দিন; অফিস ও জটিল কাজ expert review বা survey ছাড়া চূড়ান্ত হবে না।